Politique de gestion et de protection des renseignements personnels
Engagement en matière de protection des renseignements personnels
Le Regroupement des offices d’habitations du Québec (le « ROHQ ») s’engage à respecter la confidentialité et la
sécurité des renseignements personnels qui sont collectés, utilisés, divulgués et conservés. Le ROHQ met en place
les mesures appropriées pour assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans
le secteur privé (ci-après la Loi) telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de
protection des renseignements personnels et pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non
autorisé, perte, utilisation abusive, divulgation, altération ou destruction.
Responsabilités de gestion
La gestion du ROHQ à l’égard des renseignements personnels est placée sous la responsabilité de la personne ayant
la plus haute autorité au sein de l’entreprise et cette dernière occupe la fonction de responsable de la protection
des renseignements personnels. La personne ayant la plus haute autorité au sein du ROHQ est la directrice générale
et veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi (ci-après la Responsable). Cependant, elle peut déléguer
par écrit une partie ou toutes ses fonctions de responsable de l’accès aux documents et celle de responsable de la
protection des renseignements personnels à toute personne.
La Responsable est chargée de superviser et de mettre en œuvre les politiques et les procédures relatives à la
protection des renseignements personnels, de sensibiliser et former le personnel aux obligations en matière de
confidentialité et de sécurité des renseignements personnels, et de répondre aux demandes et aux plaintes des
personnes concernant la gestion des renseignements personnels. Elle est la responsable des ententes relatives à la
communication des renseignements personnels ainsi que de différents registres requis par la Loi, notamment le
registre des incidents de confidentialité.
La Responsable reçoit et répond à toutes les demandes qui sont de la nature d’une demande d’accès ou de
rectification par des personnes concernées au sens de la Loi.
Toute question, demande, commentaire ou plainte qui est adressé à un membre du personnel ou représentant du
ROHQ à l’égard des renseignements personnels sera acheminé vers la Responsable ou sera traité sous sa
supervision. Les membres du personnel ou représentants du ROHQ s’engagent à respecter la présente politique de
manière continue.
Collecte des renseignements personnels
Le ROHQ recueille les renseignements personnels en limitant la collecte aux renseignements nécessaires aux fins
déterminées et légitimes. Les renseignements personnels ne sont utilisés que dans le cadre des finalités pour
lesquelles ils ont été collectés, sauf avec le consentement explicite de la personne concernée ou exigence légale
contraire.
Utilisation des renseignements personnels
La Responsable veillera à ce les renseignements personnels ne soient accessibles qu’aux seules personnes qui ont
le mandat de les recevoir au sein du ROHQ, d’y avoir accès et seulement lorsque ces renseignements personnels
sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.De plus, toute personne du ROHQ ou toute communication qui vise à recueillir des renseignements personnels devra
indiquer :
les fins auxquelles ces renseignements sont recueillis;
des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
des droits d’accès et de rectification prévus par la Loi;
de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Consentement
Le ROHQ obtient le consentement manifeste, libre et éclairé des personnes selon la finalité de leur utilisation avant
de recueillir, d’utiliser ou de divulguer leurs renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi et ses
règlements. Le consentement peut être obtenu préférablement par écrit ou verbalement selon les circonstances.
Les personnes peuvent retirer leur consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou
contractuelles.Selon les circonstances et pour les renseignements personnels sensibles, tels que définis dans la Loi, le
consentement doit être manifesté de façon expresse.
Divulgation des renseignements personnels
Le ROHQ ne divulgue des renseignements personnels à des tiers que lorsqu’il a obtenu le consentement explicite de
la part des personnes concernées pour partager ces renseignements personnels ou lorsque la divulgation est requise
ou autorisée par la Loi.
Protection des renseignements personnels
Le ROHQ est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient. Le ROHQ prend les mesures
de sécurité appropriées pour garantir la confidentialité de vos renseignements personnels et pour protéger les
renseignements personnels contre tout accès, divulgation, utilisation, modification ou destruction non autorisés.
Ces mesures peuvent inclure, sans s’y limiter, des contrôles d’accès physiques et logiques, des protocoles de
chiffrement, des politiques de mot de passe robustes, des mesures de sécurité réseau et des sauvegardes régulières.
Incident de confidentialité
Si le ROHQ a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité, le ROHQ prendra les mesures
raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même
nature ne se produisent.
Conservation des renseignements personnels
Le ROHQ conserve les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaires pour atteindre les
fins déterminées pour lesquelles ils ont été collectés, selon la Loi. Les renseignements personnels sont détruits ou
anonymisés de manière sécurisée lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou autrement prévus par la Loi.
Accès, rectification et retrait
Le ROHQ permet aux personnes d’exercer leurs droits d’accès, de rectification, de suppression et de retrait de leurs
renseignements personnels conformément à la Loi et au Code civil du Québec. Les demandes d’accès ou de
modification doivent être adressées par écrit à la Responsable aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Nom : Direction générale
Adresse : 1135, Grande Allée Ouest, Bureau 280, Québec (Québec) GIS 1E7
Prendre note que seule une demande par écrit d’accès ou de rectification des renseignements personnels pourra
être considérée. La Responsable fera parvenir un avis écrit confirmant la réception et elle y donnera suite dans les
trente (30) jours qui suivent.
Portabilité des renseignements personnels
À la demande de la personne concernée, un renseignement personnel recueilli par un moyen informatique lui sera
communiqué dans un format technologique accessible et couramment utilisé. À titre d’exemple, un enregistrement
vidéo ou audio sera communiqué en format MP4. Ce renseignement est aussi communiqué à sa demande à toute
personne ou à tout organisme autorisé par la Loi à recueillir un tel renseignement.
Anonymisation des renseignements personnels
Si le ROHQ procède à l’anonymisation, elle doit le faire à des fins sérieuses et légitimes selon les meilleures pratiques
généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par règlement. Un renseignement anonymisé
cesse d’être qualifié de renseignement personnel et n’est plus soumis aux règles applicables en cette matière. Il
peut donc être utilisé, communiqué, diffusé et conservé sans autre obligation.
Traitement des plaintes
La Responsable veille au traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et met en
place de façon uniforme au sein du ROHQ un processus de réception, d’analyse et d’enquête, de réponse et de suivi
des plaintes. Toute plainte est traitée dans un délai raisonnable en conformité avec la Loi et avec l’implication des
parties concernées. Si toutefois le traitement exige un délai supplémentaire, la personne en sera informée. Chaque
plainte est traitée selon les principes de confidentialité et d’impartialité. La réponse à la plainte sera écrite et
motivée. La personne qui demeure insatisfaite du traitement de sa plainte peut s’adresser à la Commission d’accès
à l’information dans les trente (30) jours de la date de la décision.
Révision de la politique
Le ROHQ modifie et révise régulièrement cette politique encadrant la gestion et la protection des renseignements
personnels pour assurer sa pertinence et sa conformité aux exigences légales et aux meilleures pratiques. Les mises
à jour de la politique seront communiquées et publiées sur notre site Web et seront disponibles en version papier
sur demande à l’adresse indiquée ci-dessus.
Communiquez avec le ROHQ
Pour des questions, des commentaires ou des plaintes, communiquez avec la Responsable aux coordonnées
fournies ci-dessus.
